この記事の対象になる方
- 会議報告資料の作成に時間を取られがちなシステム・生技・保全・開発・企画担当
- 報告資料の体裁が人によってバラバラでレビュー工数が増えているチーム
- フォーマット統一を提案したいが具体案がなくて困っている企業担当の方
はじめに
PPT報告資料はセンス勝負に見えて、実態はスポーツです。
型が決まってればみんな慣れるよねって意味よ！！
会議で通る資料は、例外なく順番が同じです。
決裁者が知りたい順番で、「必要な情報だけ」が並んでいる
逆に落ちる資料も共通点があります。
調査や資料が丁寧なのに、結論と次アクションが目立たない
「うんうん、情報量多いのはご苦労。で結局言いたいことは何？」
って資料を用意すると絶対通りません。
逆にパワポが超シンプルでも結論だけ伝われば、その後に質問された内容を別資料でちらちら見せるだけでも通ります。
そこで、そんな落ちる資料をわざわざ社員に作らせないために、
本記事は、有料級な8枚構成の完全テンプレをベースに、各スライドの目的と書き方を解説します。
まずこの記事の信頼度ですが、筆者はJTC大手で様々なPPT報告を経験し、承認を得てきた実績をもとに記載しています。よってどんな企業でも通用すると信じています。（社内向けね）
もちろん正解はないですし、ここで提案するテンプレでない場合もあります。
ただ8割、この流れに沿って行けば外しはしないよねって内容とご理解ください。
ではいってみよー！
全体像｜PPTは8枚で勝てる ※テンプレはこれだ！！
- 表紙
- アジェンダ
- エグゼクティブサマリー ※よく「エグザマ」と略します
- 概要
- 調査結果（or 現状把握）
- 提案内容
- 日程
- APPENDIX ※よく「アぺ」と略します
PPTは長さではなく、構造（ストーリー）で通す
APPENDIXを８枚目と呼ぶかどうかですが、、、たまに「以上」「ご清聴ありがとうございました」ってページありますよね。
あれ、いらないと思います。
質問したいタイミングなのにモニターの表示は「以上」ってなってる人見かけるので、日程で終わりが理想というのが筆者の考えです。
作成前に決めること｜資料作成の9割はここで決まる
スライド作成に入る前に、最低限これだけ決めます。
「結論」と「提案」と「日程」が揃うと、会議は進む
この3点が無いと、会議は雑談に戻る
イメージしてください、これら一つでも抜ければ来る質問は決まっています。
- 結論がなければ ➡「それでどうなるの？」
- 提案がなければ ➡「具体的になにやるの？」
- 日程がなければ ➡「それはいつから誰がやるの？」
この三つは切っても切れない関係なので気を付けましょう。
① 表紙｜会議の入口はシンプルが最強
目的
会議の内容を一瞬で伝える
書くこと
目次はあってもなくてもOKです。入れるとしても小さく、主役にしません。
書かないこと
- 長い背景説明
- 結論の詳細
- いきなり図の貼り付け大量
表紙は玄関
おもてなし前に大量の情報を投げない
いきなりごちゃごちゃしていたら玄関開けずに帰ってしまいますよ。
伝えること
このPPT通りでいくなら
「会議報告フォーマット統一化提案と題して、業務効率化Gr〇〇より報告いたします。」
部内であれば自己紹介すら不要の場合もあるでしょう
② アジェンダ｜進行を伝えてあげる
目的
これから何を出すか宣言しておく。
書くこと
APPENDIXまでの5項目に絞ります。
１．エグゼクティブサマリー
２．概要
３．調査結果
４．提案内容
➡あればこの間にKPIを入れてもいい
５．日程
表紙に目次が不要な理由
表紙とアジェンダは役割が違います。
- 表紙：会議の名前合わせ
- アジェンダ：会議の進行管理
表紙は玄関
アジェンダは案内表「これからこの順で案内いたします」
伝えること
「アジェンダはこちらの通りになります」 ← え？
シンプルすぎぃ！！まるでメニュー表を渡された感じ！！
でも映して見せれば分かるよね？書いてあること、大したことないから。
たまに「まず初めに～」と言う人がいますが、言わなくても理解できます。「あぁ、そこは分かるからいいよ」って言われる場合もあると思うので、筆者は初めから言いません。
③ エグゼクティブサマリー｜決裁者が見ているのはここだけ説
目的
項目ごとに伝えたいことだけインプット！！
書くこと（この5つだけ）
文章は短く、できるだけ箇条書き。
エグゼクティブサマリーは、資料の心臓
ここで理解できない提案は、後ろで巻き返せない
書かないこと
詳細な調査結果や具体的な手段は書かない。
まずは自分が本当に伝えたい事だけを相手に擦りこませる。
「この提案ってなんだっけ？」ってなるのを無くす意味もあります。
伝えること
エグザマでは項目ごとにそのまま説明していいと思ってます。
書いてあることをそのまま読んでもOK！！
④ 概要｜提案内容を1枚で俯瞰させる
目的
提案の全体像を、1枚で腹落ちさせる。
書くこと
概要は地図
地図が無い建物は、だいたい遭難する
書かないこと
いきなり詳細的な情報は書かない。
エグザマで結論➡概要で全体像➡詳細の順に解像度を高くしていく。
伝えること
「目的は○○～を行います。従来は左のようなフローとなっておりまして、フォーマットを統一化することで右のように検討時間の短縮を行います。それによって〇〇の効果を見込んでいます。統一化の内容は2つありまして～」
というような流れで説明。
⑤ 調査結果｜図解で短く、でも刺さる
目的
提案の根拠を、最短で納得させる。
書くこと
ポイント
- 調査結果は文章で語りすぎないのがコツです。
- 図と数字で勝ちとる
調査結果は長いほど偉いわけではない
意思決定に必要な根拠だけを出し、色をつけて強調すること
書かないこと
概念的なこと、定性的なことはなるべく書かない。納得のいく証拠となるものを上げる。
伝えること
「こちらの図のとおりですが、調査結果では〇〇が何％を占めています」
⑥ 提案内容｜提案前後が分かる形で、効果を明確に
目的
決裁の材料を揃える。ここで通す。
書くこと
ここが一番大事です。
提案は、具体的に何をするか端的に示す
どれだけ頑張ったかの「過程」ではなく、何をどう変えるか「対策」を示すこと
書かないこと
- なにをどう頑張ったかの過程
- 誰に意見をもらい、何を検討したか
※書きたければ「調査結果（現状把握）で記載」
伝えること
「提案内容としてはフォーマット統一、報告方法の統一と２つありまして～（青字部分を強調しながら読む）」
⑦ 日程｜いつ、だれが、どう進めるかを簡単に
目的
やれる感を出す。次の行動に対しても承認をもらう。
書くこと
他のおすすめは次の3フェーズ
- PoC（検証）
まずは検証としてどこで行い、結果・効果はいつ刈り取るか - 導入（実装）
初導入はどこで考えるか。本社？支社？ - 効果確認（定着）
全体に導入後の効果確認はいつ行うか
貼る図の例
- ガントチャート
- 体制図
日程は細かさより、中項目程度のイベントを記載
承認、導入の時期は明確に記載する
オーナーが書かれていない日程は、ただの願望
書かないこと
細かいステップ。
～項を検討。～の予約。などの解像度高すぎるものは不要。
あくまで決済者が目安で分かる項目だけ記載する。
伝えること
今回の提案・報告会を過ぎた後に何を起こすか。
「ご承認いただけましたら、まずは説明会を行います。順序は本社から～・・・～です。修正点は各拠点からF/Bをいただきます。意見集約後、8月より統一化として基準化させていただきます。」
⑧ APPENDIX｜資料の倉庫
目的
本文をスリムに保ちつつ、突っ込みに耐える。
APPENDIXは、ぺたぺた貼るだけでOKです。
ちなみにこのAPPENDIXって書いただけのページの後ろに資料を用意します。
この文字だけのページもPPTを後から見た人が、ここからは参考資料って分かるので入れておきましょう。
本文に入れると細かくなりすぎるものは全てこちらに入れる。
入れると強いもの ※アぺでなくても別ファイルとして準備するだけでもOK
- 詳細データ（測定条件、サンプル数、ログ）
- 試算根拠（計算式、前提、単価）
- 仕様比較（機器仕様、構成案）
- 参考資料（社内規格、過去トラ、事例）
本文は短く、APPENDIXはほどほどに
これが「通る資料」の黄金比
書くこと書かないこと＆伝えること
自由です。むしろここに凝りすぎると時間がかかる。
想定しきれない場合、「別途回答させてください」と伝えましょう。
あえてAPPENDIXを作らず、別ファイルで説明というのも手だと思います。
仕上げのチェックリスト｜最後にここだけ見ればOK
まとめ
PPT報告資料は、頑張りを見せるものではなく、決裁を進める道具です。
- 表紙は入口としてシンプルに
- アジェンダで迷子を消す
- エグゼクティブサマリーで結論を伝える
- 概要で提案の地図を見せる
- 調査結果は図と数字で根拠を出す
- 提案内容は具体策で提示
- 日程はオーナー付きで提案
- APPENDIXはほどほどに
伝わりやすいパワーポイントの詳細編はこちら↓
本記事は学習目的の情報提供です。実際の電気工事・設計・配線・機器選定・部材選定・改造は、法令・社内基準に従い、有資格者および責任者の管理下で実施してください。現場条件により最適解は変わるため、必ずメーカー仕様書・設計基準・安全規程・JISを確認のうえ判断してください。
この記事へのコメント