この記事の対象になる方
- 社内外へのメール作成にまだ自信がない新任担当者
- 承認依頼や見積依頼を実務でよく送る生技・保全・事務・調達担当者
- シンプルで伝わるビジネスメールの型を知りたい方
はじめに
ビジネスメールは、仕事の中で毎日のように使う道具です。
しかし、毎日使う割に、きちんと教わる機会は意外と多くありません。
その結果、なんとなく前の人のメールを真似して送っているうちに、
- 件名が分かりにくい
- 本文が長い
- 必要な情報が足りない
- 社内向けと社外向けの書き分けが曖昧
という状態になりがちです。
ビジネスでは、メール1本で承認が止まることもあれば、見積取得が遅れることもあります。
つまりメールは、ただの連絡手段ではなく、仕事を前に進めるための実務ツールです。
ビジネスメールで大切なのは、丁寧さよりも先に、相手がすぐ判断できることです。
この記事では、ビジネスメールの基本を、実務で使いやすい
- 社内向けの承認依頼
- 社外向けの見積依頼
の2パターンに分けて紹介します。
社内向け承認依頼メールの例文
社内向けの承認依頼メールは、言ってしまえば
承認相手が承認しやすい形に情報を整えて送るメールのことです。
以下は、社内向け承認依頼メールの基本形です。
上司は忙しいので、長文で背景から説明されるより、必要事項がまとまっているほうが助かります。
承認依頼メールは、承認内容以外のことを相手に考えさせないこと！！
メールの本文を読む事に疲れてしまうと、承認する気もなくなってしまいます・・・
社内向けメールの注意ポイント
ビジネスでのメールは自由に見えて、かなり型のある世界です。（特に日系は・・・）
たまに「外資はそんなことやらないよ」って言いますよね？？？？
いろんな文化があるでしょう。外資はやらなくていいのであればいいんじゃないでしょうか。
でも日系であれば礼節を重んじる文化があります。ある程度型があるのは致し方ないと納得しましょう！！
・・・ということで、基本は次のポイントを押さえるだけで、十分に整います。
Cc.は共有したい人を入れる
結構迷うポイントですし、案件や内容次第と思います。
ただ最も重要なのは、自分と依頼先上司の間の階層で「おれ知らないぞ？」っていう上層が出ないことです。
さらに下記のように何かの発注であれば、この購入品を検討するのに一緒に考えた人を入れてあげるとグッド！！
あなたが休んだとしても誰かが把握できるようにすることも重要です。
下記のように覚えておきましょう。
Toは、対応してほしい相手 を入れる欄
Ccは、共有しておきたい相手 を入れる欄
件名で用件が分かること
件名を見た瞬間に、何のメールか分かることが最優先です。
相手は件名一覧を見ながら仕事をしています。
よくあることが、「＊＊のお知らせ」って件名のメールは一覧で見たときに「メルマガかー」って飛ばしがちです。
たとえば、次のような件名は分かりやすいです。
- 【承認依頼】経費No.＊＊＊＊ 図面整理棚の購入
- 【お見積依頼】図面整理棚の購入について
- 【確認依頼】注文書内容のご確認
- 【ご相談】図面整理棚のサイズ
逆に避けたいのは、次のような件名です。
件名がふわっとしていると、仕事までふわっとします。
上司は”さん”付けか、”役職”を付けるべきか
これは正直、企業文化よりけりです！！
新入社員のみんな、こっそり先輩に確認しておきましょう。
ここを曖昧に送ると失礼って思う人も存在するのでご注意を・・・
本文は端的に、そして判断材料は漏らさない
メール本文は小説ではありません。
前置きをつらつら書かないでねってことです。
仕事のメールで重要なのは、読んだ瞬間に判断できる情報がそろっていること です。
そのため、本文は次の流れで組むと安定します。
- 冒頭あいさつ
お疲れ様です。➡ 会社規模次第で”お世話になります。”となる場合もあります。基本社内は”お疲れ様です。” - 依頼内容を1文で伝える
～～のご承認をお願いします。等 - 必要情報を箇条書きで書く
- 締めの一文
よろしくお願いいたします。等
最後は名乗りで終わらせる
社内であっても最後は手紙のように名乗って締めにしましょう。
社外向け見積依頼メールの例文
社外向けの見積依頼メールは、社内メールより少しだけ気を使う必要があります。
ただし、変にへりくだりすぎて読みにくくなる必要はありません。
下記が社外向けメールの例文です。
社外向けメールの注意ポイント
社外メールで大切なのは、
相手が必要な情報を一度で受け取れることです。
例えば見積依頼なのに情報が足りないと、相手は確認メールを返すことになります。
するとやり取りが1回増えます。
仕事が進まない原因は、だいたいこうした確認のやり取りです。
社内だけでも時間がかかるのに、社外の人とのやり取りはなおさらです。
下記のポイントは簡単に抑えておきましょう。
Cc.は上司＋共有したい人を入れる
Cc.については社内向けとさほど変わりませんが、社外とのやりとりになるので、上司を入れるようにしましょう。
件名で用件が分かること
ここも社内と同じですが、件名で一目で要件が分かれば「すぐ返そう！！」と思ってもらいやすくなります。
ぜひ皆さんの協力会社の担当者様にも、そう思ってもらえる件名を心がけてください。
本文の文頭で”株式会社 or（株）”をつけるべきか
ここは迷う場合”付けるべき”となります。
会社風土によりけりと思いますが、失礼にとらえられないように”つけなさい”と指導が入る場合もあります。
そして付ける場合の注意点
前と後どちらに（株）がくるのか調べてから付けましょう！！
本文は端的に、そして判断材料は漏らさない
ここも注意点は社内と同じではありますが、伝えたい内容を簡潔に漏らさず伝えましょう。
往復すればするほど時間がかかります。
仕事はスピードが命と考えていますが、情報に抜け漏れが多いと、電話したり確認を催促したりと、かえって手間が増えます。
「おいおい型式がないぞ・・・」「数量何個なんだよ・・・」等々・・
また納期も事前に記載しておきましょう。
「提出期日も納期も記載がないし、後回しだな」 ←こうなります。みなさん暇じゃないんです。
最後の締めは筆者が編み出した最適解、「ご協力のほど、よろしくお願いいたします。」
ここにはいろいろな”願い”と”申し分けなさ”が詰まっています。
「見積提出希望日タイトだよな～」「お忙しいよな～きっと、、」といういろいろな感情をまとめた締めです。笑
署名を作っておこう
最後の締めの後に、名刺代わりになる署名を入れておきましょう。
万が一、確認漏れがあったり、急ぎで連絡を取りたいことが出たりしたときに、相手がすぐ電話で連絡できます。
ちなみに署名とは、メール機能にある「署名」の設定項目のことです。
あらかじめ設定しておけば、メール作成時に自動で挿入されるので便利です。
社内メールと社外メールも目的は同じ
ビジネスにおいてメールを送る目的は、
仕事を前に進めること です。
「ちょっと最近どうよ～？」という雑談のためではありません。
メールを書くことで重要なのは
相手に必要情報を不足なく渡すことです。
何をしてほしいのか。
それをするための判断材料は何か。
それを相手に分かりやすく伝えることが大切です。
メールでやりがちな失敗例
ここで、あるあるな失敗例を記載しておきます。
件名が曖昧
件名が曖昧だと、優先順位がつけづらくなります。
結果として、読まれるのが遅れます。
「これはメルマガっぽいし、後でいいか」
とならないようにしましょう。至急なら【※至急ご確認】などを件名に付けましょう。
宛名が雑
社外向けで「各位」「担当者様」としか書いていないと、少し距離のある印象になります。
担当者名が分かるなら、宛名まで書いたほうが丁寧です。丁寧と言うか、絶対そうしてください。
会社ではみなさん仕事に忙殺されて、仕事を拾えない場合もあります。
宛名はしっかり書きましょう。
依頼内容が本文の後半に出てくる
最初に何をお願いしたいのかが分からないメールは、読む側が疲れます。
依頼は早めに出すのが基本です。結論から書きましょう。
情報不足で往復が発生する
型式、数量、希望納期、リンク先などが抜けていると、相手は確認しないと動けません。
これはメールの見た目以上に大きなロス。
「で、そのリンク先はどこよ？」って上司から確認されないように付けておきましょう。
長すぎる
丁寧にしようとして背景説明を盛りすぎると、要点が埋もれます。
仕事のメールは、丁寧さと簡潔さのバランスが命。
メールを読みやすくするコツ
メールを読みやすくするには、文章力より配置が大切です。
1行を短めにする
長すぎる1文は、読むだけで疲れます。
1文1情報くらいがちょうどよいです。
情報は箇条書きにする
品名、数量、納期、番号などは箇条書きが圧倒的に見やすいです。
文章の中に埋め込むと、必要情報が見落とされやすくなります。
余白を入れる
改行のないメールは、それだけで圧があります。
特に依頼メールは、適度に改行して見やすくしたほうが印象も良くなります。
仕事ができるメールは、文章がうまいメールではなく、相手が一度で処理できるメールです。
テンプレを使うときの注意点
テンプレは便利ですが、貼り付けるだけでは危険です。
最低限、次の3点は毎回見直したいところです。
テンプレは時短の武器ですが、誤字や古い情報ごと再利用すると事故になります。
仕事が速い人ほど、テンプレを使いながら最後の確認を丁寧にやっています。
まとめ
ビジネスメールの基本は、難しい敬語を並べることではありません。（ただし失礼が無いようにする必要はあります）
相手が必要な情報を、迷わず受け取れる形に整えること です。
今回は承認依頼と見積依頼に絞ってメールの例文を解説しました。
大事なことを振り返りましょう。
社内向けの承認依頼メールでは、承認に必要な番号やリンクを分かりやすくまとめること。
社外向けの見積依頼メールでは、型式や数量、希望納期など、相手が見積を出すために必要な情報を漏れなく書くこと。
これらを押さえるだけで、メールの質がかなり上がります。
特に実務では、メール1本の完成度が、そのまま仕事の進みやすさにつながります。
読みやすいメールは、相手に優しいだけではありません。
自分の仕事も早くしてくれます。
社内向け承認依頼と社外向け見積依頼、この2つの型を押さえておけば、多くの実務メールはかなり安定します。
まずは型を持つこと。そこから少しずつ、自分の仕事に合った書き方に育てていくのがおすすめです。
本記事は学習目的の情報提供です。実際の電気工事・設計・配線・機器選定・部材選定・改造は、法令・社内基準に従い、有資格者および責任者の管理下で実施してください。現場条件により最適解は変わるため、必ずメーカー仕様書・設計基準・安全規程・JISを確認のうえ判断してください。
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