この記事の対象になる方
- 会議後の議事録をもっと見やすく整理したい方
- Excelで使える議事録テンプレートを探している方
- Word版とExcel版の使い分けに迷っている方
はじめに
議事録というと、真面目で地味で、できれば誰かに任せたい仕事と思われがちです。
しかし実際には、議事録は会議の内容を残すだけでなく、誰が・いつ・何を聞いて・何を決めたかを証明する大事な記録です。
会議のその場では盛り上がっていても、数日後にはこうなりがちです。
あれ、誰が承認したんだっけ？
その宿題、いつまでだった？
そもそもその話、会議で出てた？
こうしたすれ違いを防ぐために、議事録はあります。
まずこの記事の信頼度ですが、筆者が大手JTCで散々議事録を書いてきた、または見てきた経験をもとに記載しています。よってどの企業規模でも通用するものと感じています。（異論は認めます）
議事録フォーマットのExcel版を作りました
前回Word版の議事録フォーマットをご紹介したところ、大変ご好評いただきました。
そこで今回は、Excel版の議事録フォーマットもあることを知っていただきたく、記事にまとめました。
実務ではExcelで議事録をまとめる場面も少なくありません。
むしろ部署や会議体によっては、Excelのほうが使いやすいというケースもあります。
その理由はシンプルで、Excelは項目を横並びで整理しやすいからです。
議事録は文章力だけでなく、一覧性が重要です。
特にこんな会議ではExcel版が便利です。
議事録は、書いた本人が満足するためのものではありません。
読んだ人が一目で状況を理解できるかどうかがすべてです。
議事録は文学作品ではなく、業務を前に進めるための記録です。
この考え方でいくと、Excel版は非常に相性が良いフォーマットです。
Word版の議事録の書き方はこちらをご覧ください↓
議事録よりもカジュアルな議事は議事メモがおすすめです！
議事メモの書き方はこちらをご覧ください↓
議事録（Excel版）はこれだ
Excel版でも大事なところは変わらない
Excel版になったからといって、議事録で押さえるべき本質が変わるわけではありません。
形式がWordからExcelに変わっても、記録すべき重要項目は同じです。
日時
まず必ず記載したいのが日時です。
しかも日時は1つではなく、議事を送った日付と報告会・会議があった日付の両方を記載しておくのがおすすめです。
これには明確な意味があります。
- 会議そのものがいつ行われたのか
- 議事録がいつ共有されたのか
- 関係者がいつ内容を確認できたのか
これらを後から追えるようにするためです。
実務では、内容そのものよりも、
その情報がいつ共有されていたか
が重要になる場面があります。
たとえば、後日認識違いが起きたときにも、
この日に会議を行い、この日に議事を送っています
と言えるだけで、話がかなり整理しやすくなります。
日時は単なる飾りではなく、会議の事実関係を支える証拠です。
出席者
次に重要なのが出席者です。
誰がその場にいて、誰がその説明や決定事項を聞いていたのかを明確にしておきましょう。
出席者欄を軽視すると、あとからこんなことが起こります。
- その話は聞いていない
- 自分は了承していない
- 認識が違う
- 関係ない人から横やりが入る
これを防ぐためにも、出席者はしっかり書いておくべきです。
会場
会場も意外と大事です。
どこで開催されたかを残しておくことで、正式な場で実施された会議であることが伝わりやすくなります。
対面会議であれば、会議室名や場所を記載しましょう。
オンライン会議であれば、以下のような表現で問題ありません。
- Teamsにて開催
- オンライン開催
- 会議室A＋Teams併用
- 本社会議室、他拠点はオンライン参加
会場の記載は省略されがちですが、議事録全体の整い方が変わります。
ちょっとしたことですが、きちんとした記録に見えるかどうかに効いてきます。
議事
ここがWord版との圧倒的な違いです。
承認事項、宿題事項、質疑事項を書くという基本は同じですが、質疑の見せ方がExcel版では大きく変わります。
Excel版では、質疑応答を次のように列で分けて記載するのがおすすめです。
- 左列：質問
- 右列：回答
この形式にすると、何が聞かれて、何が答えられたのかが一目で分かります。
Word版のように縦に文章で羅列するより、見やすさが段違いです。
Excelでの作成時の注意点
地味に気を付けないといけない点だけご紹介すると、
Excelだからといって自由なレイアウトで設計すると他部署からクレームが入る可能性あります。
PDFで保管したい、今でも紙で回覧したいといった会社もあるでしょう。
そんな場合に備えてページレイアウトでA4に入っていることを確認しながらつくりましょう。
Word版（メールでもOK）とExcel版、どれを使うべき？
ここは気になるところだと思いますが、はっきり言います。
結論は、好みです。
筆者自身も、会議体や部署によってフォーマットが違うというのを何度も経験しています。
会社によっては定型が決まっていることもありますし、逆に別に決まっていないというケースも珍しくありません。
そのため、Word版とExcel版のどちらかが絶対に正しい、という話ではありません。
どちらも無難で実務に使える形であれば問題ありません。
ただ、そうは言っても迷う方向けに、あえて判断基準を挙げるなら次の通りです。
Word版とExcel版の判断基準
会話に近いベースで書きたいならExcel版
会議中の質疑をそのまま整理して残したい場合は、Excel版が向いています。
質問と回答を分けて書けるため、会議の流れを残しやすいです。
フォーマルに文章でまとめたいならWord版
社外向け、役員向け、正式文書寄りの会議ではWord版のほうが相性が良いことがあります。
文書として自然にまとまりやすく、かしこまった印象になります。
とにかく早く共有したいならメール本文でもOK
緊急性が高く、とにかく即共有が優先ならメール本文で済ませるのも一つです。
メールで記載するのであればWord版の形式を参考に記載しましょう！
実際はファイルタイプよりも、内容が抜けないことのほうが重要です。
良い議事録は、豪華なフォーマットではなく、必要な情報が漏れなく伝わる議事録です。
迷ったときの筆者おすすめの選び方
迷ったときは、次の基準で選べば大きく外さないかと。
Excel版を選ぶべきケース
- 質疑応答が多い
- 宿題管理も一緒にしたい
- 読み手が短時間で内容を把握する必要がある
- 社内会議で一覧性を重視したい
Word版を選ぶべきケース
- 文章としてきれいにまとめたい
- 報告書に近い形で残したい
- 社外提出や正式感を重視したい
- 会話形式より要点整理を重視したい
議事録フォーマットで本当に大事なこと
ここまでExcel版のメリットを書いてきましたが、最後にひとつだけ強く言いたいことがあります。
議事録は、フォーマットが主役ではありません。
主役はあくまで、次の3つです。
これが伝わらない議事録は、見た目がきれいでも役に立ちません。
逆に、この3つが明確なら多少フォーマットが違っても、十分に良い議事録です。
Excel版は、その3つを整理して見せるのが得意な形式です。
だからこそ、実務でかなり使いやすいのです。
まとめ
今回は、議事録フォーマットのExcel版についてご紹介しました。
Excel版は、日時・出席者・会場・議事といった基本を押さえつつ、質問と回答を左右に分けて見やすく整理できるのが大きな強みです。
特に、質疑応答が多い会議や、宿題管理まで一緒に整理したい会議では非常に使いやすい形式です。
一方で、Word版にもフォーマルにまとめやすい良さがあります。
そのため、どちらが正解というよりも、会議の性質と自分たちの運用に合う方を選ぶのがベストです。
議事録は、ただ会議の内容を残すものではありません。
後から認識違いを防ぎ、仕事を前に進めるための実務ツールです。
だからこそ、見やすく、伝わりやすく、抜け漏れのない形で残していきましょう。
Excel版の議事録フォーマットは、そのための有力な選択肢のひとつです。
本記事は学習目的の情報提供です。実際の電気工事・設計・配線・機器選定・部材選定・改造は、法令・社内基準に従い、有資格者および責任者の管理下で実施してください。現場条件により最適解は変わるため、必ずメーカー仕様書・設計基準・安全規程・JISを確認のうえ判断してください。
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