この記事の対象になる方
- 大手企業で突然議事を任された会社員
- 議事メモをどう取ればよいか分からない人
- 新入社員へ議事の取り方を教えたい教育担当者
はじめに
会議のあとに起きがちなのが、言った・言わない問題です。
その場では全員が理解したつもりでも、数日後には認識がズレている。しかも部署をまたぐと、そのズレは想像以上に大きくなります。
結果としてどうなるか。
再説明の会議、上層部を呼び直しての再協議、前提条件の確認会議など、本来いらなかったはずの会議が増えることになります。これが地味に痛いです。忙しい現場ほど、この無駄は重くのしかかります。
会議で本当に大事なのは、その場で話すことだけではなく、終わったあとに認識をそろえることです。
そこで役に立つのが議事メモです。
正式な議事録ほど堅苦しくなく、それでいて必要な情報は残せる。
社内の打ち合わせや定例会、すり合わせ会議なら、議事録ではなく議事メモで十分な場面がかなり多いです。
特に他部署が絡む会議では、取るだけで終わらせず、必ずメールで送るところまでがセットです。記録として残り、関係者の認識合わせにもなります。
議事録と議事メモは違う
まず押さえたいのは、議事録と議事メモは似ているようで役割が違うということです。
ここを混同すると、毎回必要以上に重たい資料を作ってしまい、議事作成そのものが負担になります。
議事録とは
議事録は、正式な記録として残すための文書です。
たとえば以下のような場面で使われます。
議事録では、会議の基本情報をしっかり残します。
- 開催日時
- 開催場所
- 出席者
- 議題
- 発言内容
- 質疑応答
- 決定事項
また、質疑応答についても、誰が発言し、誰が回答したかを明確にするのが基本です。
最低でも個人名、難しければ部署名まで書いておきたいところです。
書き方には主に2パターンあります。
- 話し言葉に近い形でそのまま記載する
- 体裁を整え、読みやすく整理して記載する
このあたりは会社や部門の文化で好みが分かれます。
ただし共通しているのは、後で見返したときに経緯まで追えることです。
Word版の議事録の書き方はこちらをご覧ください↓
質問と回答が見やすい議事録の書き方はこちらをご覧ください↓
議事メモとは
一方の議事メモは、実務を進めるための簡潔な記録です。
主に以下のような場面で使います。
議事メモで重要なのは、会議の全発言を残すことではありません。
必要なのは、何が話されて、何が決まり、誰が何を持ち帰るのかです。
つまり、次の行動につながる情報だけを抜き出せばよいのです。
議事メモは、会議を再現する文書ではなく、会議の結果を共有する文書です。
そのため、細かい雑談や枝葉の質問は基本的にカットして問題ありません。
主題に沿った内容だけを残し、重要な意見、課題、宿題、担当部署、期限をコンパクトにまとめるのがコツです。
議事録と議事メモの使い分け
迷ったときは、以下の考え方で十分です。
議事録が向いているケース
- 正式文書として残す必要がある
- 社外が関わる
- 発言履歴や経緯が重要
- 監査、承認、証跡が必要
議事メモが向いているケース
- 社内の打ち合わせ
- 定例会
- 方向性確認
- 進捗共有
- 誰が何をやるかだけ分かれば十分な会議
この使い分けができるようになると、議事作成にかける時間をかなり減らせます。
毎回フル装備の議事録を作る必要はありません。
むしろ、それをやると続きません。
議事メモで最低限入れるべき項目
議事メモは簡潔でよいですが、何でも省いていいわけではありません。
最低限、次の項目は入れておくのがおすすめです。
件名
何の会議だったかが一目で分かるタイトルです。
メール件名にもそのまま使えるようにしておくと便利です。
会議テーマ
本文の最初に、どのテーマについての議事メモかを書きます。
決まったこと
結論があるなら最優先で書きます。
読む側が一番知りたいのは、たいていここです。
保留事項・課題
まだ決まっていないこと、論点が残っていることを整理します。
宿題と担当
次回までに誰が何をやるか。
これが抜けると、会議は終わった瞬間に霧散します。
適用時期・予定
実施タイミングが出ているなら、必ず残します。
次の日取りまで記載する必要はありません。「別途スケジューラ送ります」の記載でOK。
議事メモを早く書くコツ
議事メモはスピードが命です。
丁寧に作り込みすぎると、結局送られないまま埋もれます。
結論から書く
上から時系列で全部並べるのではなく、決まったことから先に書くのが基本です。
読む側もその方が助かります。
発言をそのまま写さない
議事メモは逐語録ではありません。
発言を全部残そうとすると手が止まります。要点だけで十分です。
箇条書きを使う
長文で説明するより、箇条書きで整理した方が圧倒的に早く、読みやすいです。
宿題は担当部署まで書く
誰がやるのか分からない宿題は、存在しないのとほぼ同じです。
個人名が難しければ部署名でもよいので残しましょう。
会議直後に送る
時間が経つほど内容は薄れます。
ベストは会議直後、遅くとも翌日中です。
議事メモは完璧さより鮮度が大事です。80点でもすぐ送る方が、100点を目指して送れないよりはるかに価値があります。
議事メモのテンプレはこれだ！！（メール）
社内の打ち合わせなら、メール本文で完結して問題ありません。
むしろ添付ファイルより、メール本文の方がすぐ確認されやすいことも多いです。
以下、使いやすいテンプレです。
このテンプレの良いところ
この形が使いやすい理由は、必要最低限の情報がきれいに入っているからです。
件名でテーマが分かる
後からメール検索したときにも見つけやすくなります。
冒頭が丁寧
簡単ではありますが と入れておくと、簡潔でも失礼な印象になりにくいです。
論点ごとに分かれている
1、2、3と分けておくと、読む側が把握しやすくなります。
結果がすぐ見える
単なる会話の記録ではなく、結論や宿題が見える構成です。
議事メモを書くときの注意点
テンプレを使っても、書き方を間違えると逆効果になることがあります。
以下の点は意識しておきたいところです。
あいまいな表現をできれば避ける
- 検討する
- 調整する
- 必要に応じて進める
このあたりの言葉は便利ですが、誰が・いつまでに・何をするかが抜けやすいです。
ただそうは言っても決まらない場合はあるでしょう
ポイントは別途～日までに調整というように目安は記載してあげることです。
感想文にしない
議事メモは感想ではありません。
会議の雰囲気を書く必要はなく、事実と結果を優先します。
細かすぎる情報を詰め込みすぎない
全部入れようとすると、かえって読まれません。
重要な論点だけを残す方が、あとで役に立ちます。
添付資料があるなら本文にも入れる
添付だけ送ると、見落とされることがあります。
本文中に添付資料ありと入れておくと親切です。
新入社員教育にも議事メモは有効
議事メモは単なる事務作業ではありません。
実は、新入社員教育にもかなり向いています。
なぜなら、議事メモを取るには以下の力が必要だからです。
- 話の主題をつかむ力
- 重要な論点を選ぶ力
- 決定事項と保留事項を分ける力
- 誰が何をやるか整理する力
つまり、議事メモを取れるようになると、会議の聞き方そのものが上達するのです。
教育担当者としても、ただ参加させるより、議事メモを書かせてフィードバックした方が育成効果は高いです。
議事メモが上手い人は、仕事の整理も上手いことが多い
ぜひこのテンプレを参考に新入社員にも議事メモを取ってもらいましょう！
議事メモを取る手順
議事メモを取る手順を2パターン紹介します。
自身で取る場合（ファシリ）
打ち合わせのファシリが自分で同僚がいない場合、メモを取る時間が限られます。
要点だけOneNoteや付箋を使用し進めながらメモっておきましょう。
だれかにお願いするのも手ですが、議事メモ程度の会議であればわざわざそれをしなくても覚えておける場合がほとんどです。
もしメモを取って自信が無い場合、「齟齬ありましたらご連絡ください」と一言添えて送りましょう。
自身で取る場合（参加者）
ファシリではなく、有識者として呼ばれただけの場合、メモ取る時間はたくさんありますよね。
この場合、筆者がよくやるのは「話している内容をそのままメモに書き起こす」です
そのままというのは一言一句と言うわけではなく、その人が何を質問したか。何を回答したか。を端的にメモしていく方法です。
会議が終わった後に簡単にテンプレに沿って切り貼りしてファシリへ送信という流れです
迷ったらこう考えればOK
最後に、迷ったときの判断基準をシンプルにまとめます。
- 正式記録が必要なら議事録（Word,Excelベースで作成）
- 社内共有と実務推進が目的なら議事メモ
- 議事メモは細部よりも結論と宿題を優先
- 議事メモは会議後できるだけ早くメール送付
これだけ押さえれば、議事メモで困る場面はかなり減ります。
まとめ
議事メモは、堅苦しい議事録よりも気軽に使えて、それでいて会議後の認識ズレを防げる便利な手段です。
特に社内の打ち合わせや定例会では、議事録ほど重くなく、実務に必要な情報だけを素早く共有できます。
ポイントは、会議の内容を全部書こうとしないことです。
大切なのは、何が決まり、何が残課題で、誰が何を持ち帰るのかを明確にすることです。
そして、取ったら終わりではなく、メールで送るところまでが議事メモです。
これを習慣化するだけで、言った言わないの無駄な争いはかなり減ります。
社内会議が多い職場ほど、議事メモは武器になります。
うまく使えば、会議の質だけでなく、その後の仕事の進み方まで変わってきます。
本記事は学習目的の情報提供です。実際の電気工事・設計・配線・機器選定・部材選定・改造は、法令・社内基準に従い、有資格者および責任者の管理下で実施してください。現場条件により最適解は変わるため、必ずメーカー仕様書・設計基準・安全規程・JISを確認のうえ判断してください。
この記事へのコメント