承認依頼メールの書き方｜上司が判断しやすい例文と件名の付け方

この記事の対象になる方

• 社内へのメール作成にまだ自信がない担当者
• 承認依頼や見積依頼を実務でよく見る生技・保全・事務・調達担当者
• シンプルで伝わるメールの型を知りたい方

はじめに

どうもこんにちは。末端エンジニアのにこらです。

前回は、ビジネスメールの基本形について勉強しましたね。
今回は、社内メールでも前回と同じような書き方がよいのか迷っている方に向けて、「大手企業でもこのくらいのメールでやり取りしているんだ」という感覚が伝わればいいなと思い、記事を書きました。

社内でのメールって、「やっぱり社外と同じように、カチコチに凝り固まった文章で書くべきなのかな……」と悩みがちですよね。
正直なところ、これが正解というものはありません。

ただ、社内メールでいちばん無駄なのは、身内へのメールなのに「文章をきれいにしなきゃ。。。」と思って時間をかけてしまいがちなところ。

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基本的なビジネスメールの書き方はこちら↓

社内向け承認依頼メールの例文

社内向けの承認依頼メールは、言ってしまえば
承認相手が承認しやすい形に情報を整えて送るメールのことです。

以下は、社内向け承認依頼メールの基本形です。

意外とシンプルですよね。そうなんです。
なるべくシンプルで、要件が伝わるようにという点が押さえていればOKです！！

基本的にみなさんの上司は忙しいので、長文で背景から説明されるより、必要事項がまとまっているほうが助かります。

メールの本文を読む事に疲れてしまうと、承認する気もなくなってしまいます・・・

社内向けメールの注意ポイント

ビジネスでのメールは自由に見えて、かなり型のある世界です。（特に日系は・・・）
たまに「外資はそんなことやらないよ」って言いますよね？？？？

いろんな文化があるでしょう。外資はやらなくていいのであれば、いいんじゃないでしょうか。
でも日系であれば、礼節を重んじる文化があります。ある程度の型があるのは致し方ないと納得しましょう！！

Cc.は共有したい人を入れる

結構迷うポイントですし、案件や内容次第だと思います。
ただ最も重要なのは、自分と依頼先の上司の間にいる関係者から「聞いていない」と言われる状況を生まないことです。

さらに、下記のように何かの発注であれば、この購入品を検討するのに一緒に考えた人を入れてあげるとグッド！！
あなたが休んだとしても、誰かが把握できるようにすることも重要です。

下記のように覚えておきましょう。

件名で用件が分かること

件名を見た瞬間に、何のメールか分かることが最優先です。
相手は件名一覧を見ながら仕事をしています。

よくあるのが、「＊＊のお知らせ」という件名のメールは、一覧で見たときに「メルマガかな」と思われて、読み飛ばされがちです。

たとえば、次のような件名は分かりやすいです。

• 【承認依頼】経費No.＊＊＊＊ 図面整理棚の購入
• 【お見積依頼】図面整理棚の購入について
• 【確認依頼】注文書内容のご確認
• 【ご相談】図面整理棚のサイズ

逆に避けたいのは、次のような件名です。

• 棚の件
• 先日の件

件名がふわっとしていると、仕事までふわっとします。

上司は”さん”付けか、”役職”を付けるべきか

これは正直、企業文化よりけりです！！

新入社員のみんな、こっそり先輩に確認しておきましょう。

ここを曖昧に送ると失礼って思う人も存在するのでご注意を・・・

本文は端的に、そして判断材料は漏らさない

メール本文は小説ではありません。
前置きをつらつら書かないでねってことです。
仕事のメールで重要なのは、読んだ瞬間に判断できる情報がそろっていること です。

そのため、本文は次の流れで組むと安定します。

• 冒頭あいさつ
  お疲れ様です。➡ 会社規模次第で”お世話になります。”となる場合もあります。基本社内は”お疲れ様です。”
• 依頼内容を1文で伝える
  ～～のご承認をお願いします。等
• 必要情報を箇条書きで書く
• 締めの一文
  よろしくお願いいたします。等

最後は名乗りで終わらせる

社内であっても、最後は手紙のように名乗って締めにしましょう。

まとめ

社内向け承認依頼メールで大切なのは、丁寧に書きすぎることではなく、相手がすぐ判断できる形に情報を整えることです。

特に意識したいのは、件名を見ただけで用件が分かること、ToとCcを適切に使い分けること、本文は端的にまとめつつ、必要な判断材料を漏らさないことです。

社内メールは、社外メールほど堅くしすぎる必要はありませんが、礼節を保ちつつ、相手が動きやすい形にしておくことが重要です。

承認依頼メールは、長文で頑張るよりも、承認内容・理由・必要情報をシンプルに伝えることがポイントです。
社内のメールだからこそ、無駄に時間をかけず、必要な情報を分かりやすく届ける型を身につけておきましょう。

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本記事は学習目的の情報提供です。実際の電気工事・設計・配線・機器選定・部材選定・改造は、法令・社内基準に従い、有資格者および責任者の管理下で実施してください。現場条件により最適解は変わるため、必ずメーカー仕様書・設計基準・安全規程・JISを確認のうえ判断してください。