この記事の対象になる方
この記事はかけだしの生技・保全・エンジニア向けにパワポ資料の抵抗感をなくすためを目的に記載しています。
ぜひ他業種の方もご参考いただければと思います。
Executive Summary → 色の使い方（例あり）→ストーリー構成の順に説明します。
はじめに
ども。生産技術エンジニアの二コラです。
- 会議設定したけど、何話せばいいか分からない
- 「提案して」と言われたけど、何を準備すればいいか分からない
- 「報告会の資料はパワポで」と言われたけど、どう作ればいいか分からない
- せっかく作ったのに、毎回「パワポ分かりにくいね」と言われる
そんな経験、ありませんか？
そんなあなた！！！！！！
分かります分かります。
これ、センスじゃなくて「見てきたパワポの量と場数」でだいぶ変わってくる世界なんですよね。
私はこれまで、
- 社長報告
- 役員報告
- 各種プロジェクト報告会
などで何度も報告する側もやりましたし、
他人の報告を聞く側も散々やってきました。
さらに、
- パワポにやたら厳しい上司
- 「そのスライド意味分からん」と遠慮なく言ってくる役員
からボコボコに血祭にされてフィードバックをもらってきた結果、
「これは守っておいた方がいい」というパワポの鉄則が見えてきました。
結論から言います。
パワポはシンプルでいい。
むしろシンプルじゃないと伝わらない。
- パワポが分かりにくくなる典型パターン
- 誰でも今すぐマネできる「シンプルパワポ」の作り方
- 社長・役員・管理職に刺さるための考え方
を、具体的に解説していきます。
パワーポイントの報告フォーマットのテンプレはこちら↓
なぜあなたのパワポは「分かりにくい」のか
まず、よくあるパターンから。
- スライド1枚に情報を詰め込みすぎ
- 色をたくさん使いすぎ
- 背景に凝りすぎて、肝心の文字が読みにくい
- 文字だらけで、図・グラフ・写真がない
- 「このスライドで何を言いたいのか」が一瞬で分からない
こういうパワポは、作っている本人は「ちゃんと全部説明しよう」と思っているのですが、
聞いている側からすると「情報の洪水」でしかないことが多いです。
パワポは、
「全部を載せる場所」ではなく、
「伝えたいことだけを並べる場所」
と割り切った方がうまくいきます。
鉄則1：パワポはシンプルでいい（むしろシンプルじゃないとダメ）
まず大前提。
パワポはシンプルでいいです。
- ごちゃごちゃいろんなカラーを使って「オシャレ」にしない
- 余計な装飾やアニメーションを盛り込まない
色を増やすほど、線を増やすほど、
聞き手の脳みそはどこを見ればいいか分からなくなります。
情報が多いと「頑張って作った感」は出ますが、
「分かりやすさ」とは完全に逆方向です。
こんな感じ↓
鉄則2：まずはExecutive Summary（エグザマ）を作る
次に大事なのがこれ。
Executive Summary（エグザマ）を最初に作る。
エグザマとは、簡単に言うと
- この資料で言いたいこと
- 提案・報告のポイント
- 結論と要点
を1〜2枚にギュッとまとめたスライドです。
理想は、
エグザマだけ読めば、
「何を報告したいのか」「何を決めればいいのか」がサクッと分かる
という状態。
社長や役員クラスは、
全スライドを1枚ずつ丁寧に読むほど暇ではありません。
だからこそ、
- 一番最初に概要（エグザマ）
- その後ろに詳細スライド
という構成にしておくと、
“「忙しい人に優しいパワポ」”になります。
鉄則3：伝えたいことだけ伝える（文字は削って、図と色で勝負）
ここも超重要なポイント。
絵・図・写真・グラフを使って、文字を極力減らす。
やりがちなのが、
- スライドの半分以上が文字で埋まっている
- 説明文を全部スライドに書いてしまう
というパターン。
説明文は口頭で話せばいいんです。
スライドには、
- 結論
- ポイントとなるキーワード
- 図・グラフ・写真
だけ置いておけば十分です。
色のルール：使う色は「最大3色」まで
色に関してもルールを決めておきます。
- 同じパワポの中で、
グレー・黒以外の色は“最大3色まで” - 基本：強調色は 赤と青 に絞る
- 強調したい箇所だけ色を付ける
- それ以外は黒かグレーで統一
色が多い資料は、
- 作っている本人「カラフルでいい感じ」
- 見ている相手「どこが大事か全然分からない」
というズレを生みます。
鉄則4：プラス・マイナスは色で統一する
色を使うときのもう一つのポイント。
プラスは青、マイナスは赤
に全部統一しましょう。
- コストダウン → 青
- コストアップ → 赤
- 良い傾向 → 青
- 悪い傾向 → 赤
というように、「色と意味」を完全に対応させておきます。
スライド全体でこのルールを徹底すれば、
見る側は
- 「赤は悪い方」
- 「青は良い方」
と無意識に認識できるので、
パッと見の理解スピードが一気に上がります。
鉄則5：結論は一番最初に持ってくる
そして、これも超大事なポイント。
結論は最初に言う。
日本人は特に、
- 背景説明
- 経緯説明
- 困っていること
- 調査内容
をひたすら説明して、最後に
「で、結論としては○○です」
と持ってくるパターンが多いです。
英語圏の資料やスピーチでは、
ほぼ必ず最初に結論を言います。
- 「今日は○○という提案をしに来ました」
- 「結論から言うと、△△をやめて□□を始めるべきです」
と最初に言っておけば、
その後の説明が頭に入りやすくなります。
スライド1枚につき「結論は1つ」
さらにもう一歩踏み込みます。
スライド1枚につき、「そのスライドで伝えたい結論は1つ」だけにする。
- パワポが10枚あるなら、結論も10個
- 各スライドのタイトル部分に「結論」を書く
- 10枚のタイトルだけ読んでも、ストーリーが理解できるようにする
これができている資料は、
正直、中身の細かいところを見なくても筋が通っているのが分かります。
そして質問が来たときにどうしても出したい内容は「APPENDIX」にしてください。
時間は書けずにペタっと張り付けるだけでいいです。
結論を言った瞬間に質問してくる人への対処
ありがちなのが、
- 「結論は〜です」と最初に言った瞬間
- 「いや、それはさ…」と細かい質問をしてくる人
こういう人には、ニコッとしながらこう言いましょう。
「詳細はこれからご説明しますので、少しだけお時間ください😊」
先に全部説明してから結論を言っても、
結局同じタイミングで同じ質問が飛んできます。
だったら最初に結論を出して、筋の通った説明でねじ伏せる方が楽です。
シンプルすぎて不安？大事なのは「万人受け」する分かりやすさ
ここまで読んで、
- 「いや、これだとシンプルすぎない？」
- 「もっと色を使って、もっと装飾したい」
と思う方もいるかもしれません。
もちろん、デザインにこだわるのが悪いわけではありません。
ただ、最後にこれだけはハッキリ言っておきたいです。
役員や管理職は、
あなたのパワポを“丁寧に読み解くほど”暇じゃない。
そうなんです。
- 「自分としてはここの色に意味があって…」
- 「ここはあえてこういう言い回しにしていて…」
みたいな自己満足ポイントは、
ほぼ確実にスルーされます。
大事なのは、
- 誰が見ても同じように理解できる
- 読み込まなくても、一目で「言いたいこと」が分かる
- 決裁者が「結局どうしたいの？」と聞かなくて済む
という、“万人受けする分かりやすさ”です。
シーン別：このパワポ構成だけ押さえればOK
パワポで一番困るのって、
「で、何枚でどういう順番に並べればいいの？」
ここだったりします。
なのでここでは、ビジネスパーソンがよく遭遇するシーンを４つにしぼって、
- 枚数の目安
- 各スライドのタイトル例（＝結論）
- 中身に何を書けばいいか
まで具体的に書いておきます。
迷ったら、とりあえずこの型に合わせる
→ 慣れてきたら少しずつアレンジする
くらいの感覚で使ってもらえればOKです。
① 定例報告（週次・月次報告）のスライド構成
想定シーン：
部門内の定例ミーティング、週次・月次の進捗報告など。
枚数の目安：3〜5枚
1枚目：今月（今週）の結論サマリ
ここを読んだだけで「まあ順調なのか」「ヤバいのか」が分かればOK。
2枚目：KPI・数値のサマリ
表ではなくグラフにするだけで、一気に“報告っぽさ”が出ます。
3枚目：進捗状況（タスク単位）
4枚目：課題と対応方針
ここは「愚痴を書く場所」ではなく、
「課題をどう料理するか」を見せる場所 です。
5枚目：来月（来週）のアクションとお願い
② トラブル／不具合報告のスライド構成
想定シーン：
障害報告、不具合報告、クレーム発生時の共有など。
枚数の目安：4〜5枚
1枚目：結論と影響範囲（エグザマ）
まず「今は安全かどうか」「火は消えているか」を伝えます。
2枚目：発生状況の詳細（タイムライン）
3枚目：原因の仮説と分析
※まだ確定でなくても、「ここまで仮説が立っている」が分かるだけでOK。
4枚目：対策と再発防止
5枚目：今回の学びと今後への反映
ここまで入っていると、
「ただの言い訳報告」から「組織への学び」に昇格します。
③ 新規提案・改善提案のスライド構成
想定シーン：
投資提案、改善提案、ツール導入提案など。
枚数の目安：5〜6枚
1枚目：結論（やりたいこと＋効果）
「この提案、やる価値ありそう？」が一瞬で分かるスライドに。
2枚目：背景・課題
3枚目：提案内容の全体像
4枚目：効果・メリット
5枚目：コスト・スケジュール・体制
6枚目：リスク・懸念点と対応
④ プロジェクトキックオフのスライド構成
想定シーン：
新規プロジェクトのキックオフ説明、関係者向けの初回共有など。
枚数の目安：4〜5枚
1枚目：プロジェクトの目的とゴール
2枚目：全体スケジュールとマイルストーン
3枚目：体制図と役割分担
4枚目：進め方（ルール）とコミュニケーション
5枚目：リスク・想定される課題と協力のお願い
こんな感じで、
- 「どのシーンで」
- 「何枚くらいで」
- 「各スライドに何を書くか」
が決まっていると、
“真っ白なパワポを前に固まる時間”が一気に減ります。
提出前に5分で確認できる「パワポ最終チェックリスト」
ここまで色だのエグザマだの結論だのと色々言ってきましたが、
実際のところ、忙しいビジネスパーソンがやれるのは
「提出前に5分だけチェックする」
このくらいだと思います。
ということで、“これだけ見れば最低限事故らない” というチェック項目をまとめました。
印刷してモニタの横に貼っておく or OneNoteにコピペしておくの、
マジでおすすめです。
1. 全体構成・ストーリー
2. スライド1枚ごとのチェック
3. 色・フォント・見た目まわり
見た目は「おしゃれ」じゃなくて
「読みやすい」かどうか に全振りでOKです。
4. 誰に・何をしてほしい資料なのか
5. 情報の過不足（入れすぎ／足りなさ過ぎ）
このチェックリスト、全部は毎回無理でも、
提出前に上から10秒ずつなぞるだけでクオリティはかなり安定します。
よくあるお悩みQ&A｜「こんなパワポどうすれば？」に答える
最後に、よくありそうな悩みをQ&A形式でまとめておきます。
正直ここが一番“現場感”あるところだと思うので、
「あるある……」と思ったところだけ拾ってもらえればOKです。
Q1. 上司に「もっと情報を入れろ」と言われます。シンプルにしたいのに…。
A. 本文を太らせずに、「別紙」「補足スライド」で受けましょう。
よくあるパターンがこれです。
- あなた：シンプル＆結論先出しで作る
- 上司：心配で「この情報も入れて」「あれも書いて」と言ってくる
- スライド：どんどん太る…
このときのコツは、
- 本編は痩せさせたまま死守する
- エグザマ＋5〜10枚程度は極力シンプルなまま
- 「詳細は別紙」「補足は最後のAppendix」として追加する
- 例：スライド後半に「参考：詳細データ」「参考：前提条件」を数枚
こうすると、
- 上司の「不安」もケアできる
- 役員・決裁者に見せるときは本編だけでも成立する
という状態にできます。
本編：シンプルに「伝える」
補足：突っ込まれたとき用の「防御用シールド」
この役割分担にしておくとバランスが良いです。
Q2. デザインが得意な同僚と比べてしまって、毎回凹みます…。
A. デザイン勝負を捨てて、「速く・伝わる」を武器にしましょう。
おしゃれスライド職人は確かにいます。
が、ビジネスの現場で評価されるのは
- 早く作れること
- 誤解なく伝わること
- 相手が判断しやすいこと
です。
その意味で、あなたが今目指している
- 色を絞る
- 結論をタイトルに書く
- エグザマで概要をまとめる
というやり方は、まさに“ビジネス寄りの正解” です。
どうしても気になるなら、
- 1〜2枚だけ、「表紙」と「まとめスライド」だけ少しだけデザイン寄せる
- それ以外は「四角＋矢印＋グラフ」で割り切る
このくらいがちょうどいいと思います。
「デザインで勝てないなら、ロジックとスピードで勝つ」
これだけでもう十分“戦えるビジネスパーソン”です。
Q3. 日本語と英語が混在する資料、どう書けばいいですか？
A. ベースは日本語でOK。英語は「キーワード」か「併記」にとどめるのがおすすめです。
グローバル企業あるあるですが、
- スライドタイトル：日本語
- 本文：日本語メイン、ときどき英単語
- 図や表の中：英語だけ or 両方
のように、混乱状態のスライドになりがちです。
おすすめは：
- 基本：タイトル・本文は日本語
- ただし技術用語・ビジネス用語は英語を併記
- 例）「保全性（Maintainability）」「投資回収期間（Payback Period）」
- 英語だけの表／図は、スライドのどこかに日本語一行コメントを入れる
- 例）「→ この表は○○の傾向を示しており、○○が課題です。」
こうすると、
- 日本人メンバーにも読みやすい
- 海外メンバーにも単語レベルで伝わる
- あとで英語版スライドを作るときの足場にもなる
という三方良しになります。
Q4. 資料作りに時間がかかりすぎて、本業が回りません…。
A. それ、パワポのせいというより「ゼロから考えすぎ」の可能性大です。
時間が溶けるパターンの多くは、
- 毎回「構成ゼロから」悩む
- 「表現ゼロから」考える
- 過去の資料をうまく再利用できていない
ことが原因になっています。
対策としては：
- 今回の記事の「シーン別テンプレ」をそのまま骨組みにする
- まずは「何ページで、何を話すか」だけを箇条書きに
- 過去にうまくいった自分 or 同僚の資料を「構成だけ真似る」
- 図は「基本、四角＋矢印だけ」で作ると決める
- 変なSmartArt探しの時間をゼロにする
「1枚目はエグザマ」「2枚目は数字」「3枚目は課題」「4枚目は対策」
くらいまで決め打ちして良いです。
パワポは“ゼロからの作品”ではなく、
“既にある型に中身を流し込む作業” にしてしまうのがコツです。
Q5. 「話す内容」と「スライドの情報量」のバランスが分かりません。
A. スライドは“台本”ではなく、「話すための土台」と割り切りましょう。
よくある失敗は、
- スライドに「話す言葉」を全部書いてしまう
- 結果、文字だらけ＆読むだけのプレゼンになる
というパターンです。
バランスの目安としては：
- スライドに書くのは
- 結論
- 根拠となる数字・図
- キーワードレベルのフレーズ
- それ以外の
- 背景説明
- 例え話
- 細かい経緯
は口頭で補う
くらいでちょうどいいです。
「もしスライドだけがメールで飛んでいっても、結論だけは分かる」
「でも、細かいニュアンスは説明を聞かないと分からない」
このくらいの塩梅を目指すと、
- スライドはスッキリ
- 話す内容で差別化ができる
という、“しゃべれる資料”になってきます。
まとめ：自己満パワポにさよならして、伝わる資料だけ作ろう
最後に、この記事のポイントをまとめます。
- パワポは「頑張って作り込む」より シンプルであることが正義
- Executive Summary（エグザマ）を最初に作り、概要を1〜2枚にまとめる
- 絵・図・写真・グラフを使い、文字は削る方向で考える
- 色はグレー／黒＋2色（赤と青）くらいに抑える
- プラスは青、マイナスは赤など、色の意味は統一する
- スライド1枚につき、結論は1つだけ
- 結論は最後ではなく最初に持ってくる
- 役員・管理職は暇じゃない。自己満パワポは全カットでOK
パワポの上手さ＝話の上手さ、ではありません。
ただ、
「この人の資料はいつも分かりやすい」
と思われるだけで、
あなたの評価は確実に上がります。
今日からぜひ、
- まずエグザマを作る
- 色を減らす
- 1スライド1メッセージ
この3つだけでも意識して、
“伝わるパワポ”を量産していきましょう💪
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