この記事の対象になる方
- 会議後の議事録作成を任される担当者様
- 読みやすい議事録の型を知りたい方
- 決定事項や宿題が伝わる文章を書きたい方
- 初めての議事録で何を書けばいいか分からない方
はじめに
どうも、末端エンジニアのにこらです。
今回の記事は技術的ではないけど、みんな社内で書くよねってことで議事録について取り上げることにしました！
この記事の信頼度としては、JTC大手で散々議事録を作成してきた経験をもとに記載しています。
もちろん、企業ごとにルールがあるので、最終的には所属先のルールに従っていただければと思います。
では早速本題へ、
会議が終わったあと、意外と困るのがこの「議事録」ですよね。
話した内容は覚えていても、いざ文章にしようとすると、どこまで書けばいいのか、何を残せばいいのか迷う方は多いのではないでしょうか。
議事録は、単なる会話のメモではありません。
会議で何が話され、何が決まり、誰が次に動くのかを残すための実務文書です。
長すぎる議事録は読まれません。
短すぎる議事録は使えません。
だからこそ必要なのは、必要な情報を、必要な順番で、簡潔に残す型です。
この記事では、実務で使いやすい議事録の書き方を、ポイントと実例を交えながら分かりやすく解説します。
議事録は会議の記録ではなく、決定事項と次の行動を残す文書です。
質問と回答が見やすい議事録の書き方はこちらをご覧ください↓
議事録よりもカジュアルな議事は議事メモがおすすめです！
議事メモの書き方はこちらをご覧ください↓
議事録のフォーマットはこちら！！
議事録を書くときは、まず型を決めることが大切です。
自由に書こうとすると、内容が抜けたり、逆に不要な会話まで入ってしまったりします。
では、早速フォーマットを紹介します。
こちらです↓ ※ブログ内での項番紹介に合わせてグレードアップしました！！(2026/7/8追記)
今回使用している項番についてはこちらの記事へどうぞ↓
はい、ここで理解できた方はもはや記事を読み進める必要がないかもしれません。
でもしっかり解説はします。
議事録で最低限入れておきたい項目は、次のとおりです。
1. 会議名
どの会議の議事録なのかが一目で分かるようにします。
似た名前の会議が多い会社ほど、ここは曖昧にせず正確に記載しましょう！！
2. 日時
議事の送付日と実際に会議を開いた日時を書きます。
あとから振り返る時に、いつの会議で何があったかすぐ確認できるようにするためです。
3. 出席者
誰が参加したのかを明記します。
役職者が出席していたかどうかは、後で重要になることもあります。
だれがこの話を聞いていたか、認識しているかの証明になります。
4. 議題
何について話し合ったのかを番号付きで整理します。
複数テーマがある会議では、この並びがそのまま議事録の骨組みになります。
また議題の横には報告者が分かるようにしておきましょう。
5. 内容
議題ごとに、決定事項、宿題事項を端的に書いておきましょう。
6. 質疑応答
質問と回答はセットで残します。
ここが抜けると、会議で出た論点が見えなくなります。
7. 議事内容については報告者へ事前確認する
自分が議事録送付側であっても報告者が受けた質問とズレが生じることは多々あります。
そのため、送付前に相違ないか、漏れがないか、報告者側へ確認は取るようにしましょう。
●展開までの無難な流れ
①仮の議事作成
②報告者へ齟齬がないか内容確認してほしい旨をメールで依頼 ※期日付き。遅くても翌日。
③集約し展開する ※自部署の上司に送付前に一読してもらうこと
読みやすい議事録を書くコツ
議事録は情報量よりも、まず読みやすさが大事です。
特に社内では、上司や他部門が短時間で目を通すことが多いため、パッと見て要点がつかめる形が求められます。
結論から書く
議題ごとの文章は、できるだけ結論から書くのが基本です。
たとえば、報告会フォーマット統一化の件であれば、まずスタート時期や方向性を書き、その後に補足や質疑を入れる方が分かりやすくなります。
会話の順番どおりに書く必要はありません。
読み手に伝わる順番で並べることの方が大切です。
会話をそのまま書かない
議事録は録音の文字起こしではありません。
雑談や言い回しをそのまま残すと、読みにくくなります。
※ただし、企業によっては会話そのままを残すパターンもありますのでご注意を！！
今回は要約を記載する、または重要事項だけ記載するパターンです。
特に次のように整理するのがおすすめです。
- 何が報告されたか
- 何が決まったか
- 何が懸念として出たか
- 誰が次に対応するか
これだけで、かなり実用的な議事録になります。
決定事項と依頼事項を分ける
議事録が読みにくくなる原因のひとつは、決定事項と単なる意見が混ざることです。
たとえば、
- 2026年10月よりスタート予定
- スタート前までに残課題を対策する
- 結果は別途メールで全員共有する
この3つは、単なる会話ではなく、実務上の動きにつながる内容です。
こうした内容は、本文の中に埋もれさせず、分かる形で残すことが大切です。
質疑は論点が分かるように書く
質問と回答は短くても構いませんが、論点が分かるように書く必要があります。
たとえば、社内基準に乗せるのか、適用範囲はどこまでか、といった質問は、後から見ても非常に重要です。
そのため、質疑応答は単に並べるのではなく、テーマが伝わるように整理しましょう。
議事録の価値は、話した量ではなく、論点と結論が残っているかで決まります。
テンプレはこちら※コピペ可能
テンプレ①
日付：2026年3月10日
業務効率化会議 議事
Ⅰ．日時
2026年3月9日 16:00〜17:00
Ⅱ．出席者：
〇〇取締役、〇〇取締役
〇〇部 〇〇部長、〇〇課長、〇〇、〇〇
〇〇部 〇〇部長、〇〇課長、〇〇、〇〇
Ⅲ．議題
１．報告会フォーマット統一化提案について （〇〇部 〇〇課長、〇〇）
１）要約
2026年10月よりスタート予定。
スタート前までに残課題については対策し、結果は別途メール展開にて全員へ共有のこと。
２）質疑
質問：統一化することについては社内基準に乗せることも考えているか（〇〇課長）
回答：全社展開までに基準書へ織り込み準備をしています
質問：統一化先は営業部や購買部といった技術系部門以外も対象になるか（〇〇課長）
回答：対象外です。基準書の適用範囲も技術系部門のみとなります
２．発注システムの導入について （〇〇部 〇〇課長、〇〇）
１）要約
仕様と基本構想について報告。
基本構想については〇〇部の意見も取り入れること。
次回、内容含めて再度共有すること。
２）質疑
テンプレ② ※簡易版
【記入例】
会議名：設備更新検討会
日時：2026年7月1日 10:00〜11:00
出席者：製造部〇〇、保全部〇〇、生産技術〇〇
議題：既設設備の更新方針について
決定事項：
・老朽化している制御盤は2026年度中に更新する方向で進める。
・見積はA社、B社、C社の3社から取得する。
宿題事項：
・生産技術：更新範囲を整理する。期限：7月10日
・保全部：故障履歴をまとめる。期限：7月12日
議事録を書く力は仕事の評価にもつながる
議事録は地味な仕事に見えますが、実務では「情報を整理して、相手に伝える力」がとても評価されます。
特に製造業では、現場の状況、打ち合わせ内容、決定事項、課題を分かりやすく整理できる人は重宝されます。
また、製造業で年収を上げたい場合も、こうした実務スキルに加えて、保全・生産技術・技術職へステップアップする考え方が重要です。
製造職から年収を上げる現実的な方法は、こちらの記事で詳しく解説しています↓
AIにより議事録作成は必要なくなる？
昨今では、AIによる議事作成の補助や文字起こしが流行りに感じます。
筆者も会議後にTeamsなどのトランスクリプトを使用したり、議事自動生成のアプリを使ったりします。
ここで皆さん、疑問に感じていませんか？
「AIがあるなら人で議事録作成する必要ないのでは？」
答えは「NO」です。
はっきり言って、大手ではそのまま自動生成した議事を回覧するなんてことはまずありませんし、
あり得ません。少なくとも筆者は見たことないです。
なぜなら、誤記や認識違い、誰が言ったかが曖昧など、まだまだ課題が多いです。
恐らく、本当の意味で議事を自動化するなら、次の精度まで到達しない限り無理でしょう。
・人間の言葉の訛りを完全に理解できる
・ニュアンスや意図をくみ取れる
・誰が話しているかを音声だけで完全に判断できる
・議事に書くべき内容を精査できる
もし、文字起こしをそのまま回覧している会議があるのであれば、
それは本当に重要な会議ではないと考えています。
まだまだ議事録は人が書くことに需要があります。
現時点では、一人の担当者が会議中にサッとメモを取り、
会議後に全員に回覧した議事の方がAIよりも圧倒的に精度が高いです。
そのため、皆さんも議事の型は覚えるようにしておきましょう！
まとめ
議事録の書き方で大切なのは、会議内容をすべて残すことではありません。
必要な情報を整理し、決定事項と次の行動が伝わる形にすることです。
今回のポイントをまとめると、次のとおりです。
- 議事録には、日時、出席者、議題、内容（決定事項、宿題事項）、質疑、を入れる
- 会話の流れではなく、読み手に伝わる順番で整理する
議事録がうまい人は、単に文章がうまいのではありません。
会議の本質をつかみ、行動につながる情報に変換するのがうまい人です。
実務で使える議事録を目指すなら、まずは型を決めること。
そして、決まったこと、聞かれたこと、次にやることをはっきり残すこと。
これだけで、議事録の質は大きく変わります。
本記事は学習目的の情報提供です。実際の電気工事・設計・配線・機器選定・部材選定・改造は、法令・社内基準に従い、有資格者および責任者の管理下で実施してください。現場条件により最適解は変わるため、必ずメーカー仕様書・設計基準・安全規程・JISを確認のうえ判断してください。
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