この記事の対象になる方
- 会議後の議事録作成を任される担当者
- 読みやすい議事録の型を知りたい方
- 決定事項や宿題が伝わる文章を書きたい方
はじめに
どうも、末端エンジニアのにこらです。
今日は技術的ではないけど、みんな社内で書くよねってことで議事録について取り上げることにしました！
この記事の信頼度としては、JTC大手で散々議事録を書いてきた経験をもとに記載しています。
もちろん、企業ごとにルールがあるので最終的には所属先のルールに従っていただければと思います。
では早速本題へ、
会議が終わったあと、意外と困るのがこの議事録ですよね。
話した内容は覚えていても、いざ文章にしようとすると、どこまで書けばいいのか、何を残せばいいのか迷う方は多いのではないでしょうか。
議事録は、単なる会話のメモではありません。
会議で何が話され、何が決まり、誰が次に動くのかを残すための実務文書です。
長すぎる議事録は読まれません。
短すぎる議事録は使えません。
だからこそ必要なのは、必要な情報を、必要な順番で、簡潔に残す型です。
この記事では、実務で使いやすい議事録の書き方を、ポイントと実例を交えながら分かりやすく解説します。
議事録は会議の記録ではなく、決定事項と次の行動を残す文書です。
議事録のフォーマットはこちら！！
議事録を書くときは、まず型を決めることが大切です。
自由に書こうとすると、内容が抜けたり、逆に不要な会話まで入ってしまったりします。
では、早速フォーマットを紹介します。
こちらです↓
はい、ここで理解できた方はもはや記事を読み進める必要がないかもしれません。
でもしっかり解説はします。
議事録で最低限入れておきたい項目は、次のとおりです。
1. 会議名
どの会議の議事録なのかが一目で分かるようにします。
似た名前の会議が多い会社ほど、ここは曖昧にしない方が安全です。
2. 日時
議事の送付日と実際に会議を開いた日時を書きます。
あとから振り返る時に、いつの会議で何があったかすぐ確認できるようにするためです。
3. 出席者
誰が参加したのかを明記します。
役職者が出席していたかどうかは、後で重要になることもあります。
だれがこの話を聞いていたか、認識しているかの証明になります。
4. 議題
何について話し合ったのかを番号付きで整理します。
複数テーマがある会議では、この並びがそのまま議事録の骨組みになります。
また議題の横には報告者が分かるようにしておきましょう。
5. 内容
議題ごとに、決定事項、宿題事項を端的に書いておきましょう。
6. 質疑応答
質問と回答はセットで残します。
ここが抜けると、会議で出た論点が見えなくなります。
7. 議事内容については報告者へ事前確認する
自分が議事録送付側であっても報告者が受けた質問とズレが生じることは多々あります。
そのため、送付前に相違ないか、漏れがないか、報告者側へ確認は取るようにしましょう。
読みやすい議事録を書くコツ
議事録は情報量よりも、まず読みやすさが大事です。
特に社内では、上司や他部門が短時間で目を通すことが多いため、パッと見て要点がつかめる形が求められます。
結論から書く
議題ごとの文章は、できるだけ結論から書くのが基本です。
たとえば、報告会フォーマット統一化の件であれば、まずスタート時期や方向性を書き、その後に補足や質疑を入れる方が分かりやすくなります。
会話の順番どおりに書く必要はありません。
読み手に伝わる順番で並べることの方が大切です。
会話をそのまま書かない
議事録は録音の文字起こしではありません。
雑談や言い回しをそのまま残すと、読みにくくなります。
※ただし、企業によっては会話そのままを残すパターンもありますのでご注意を！！
今回は要約を記載する、または重要事項だけ記載するパターンです。
特に次のように整理するのがおすすめです。
- 何が報告されたか
- 何が決まったか
- 何が懸念として出たか
- 誰が次に対応するか
これだけで、かなり実用的な議事録になります。
決定事項と依頼事項を分ける
議事録が読みにくくなる原因のひとつは、決定事項と単なる意見が混ざることです。
たとえば、
- 2026年10月よりスタート予定
- スタート前までに残課題を対策する
- 結果は別途メールで全員共有する
この3つは、単なる会話ではなく、実務上の動きにつながる内容です。
こうした内容は、本文の中に埋もれさせず、分かる形で残すことが大切です。
質疑は論点が分かるように書く
質問と回答は短くても構いませんが、論点が分かるように書く必要があります。
たとえば、社内基準に乗せるのか、適用範囲はどこまでか、といった質問は、後から見ても非常に重要です。
そのため、質疑応答は単に並べるのではなく、テーマが伝わるように整理しましょう。
議事録の価値は、話した量ではなく、論点と結論が残っているかで決まります。
まとめ
議事録の書き方で大切なのは、会議内容をすべて残すことではありません。
必要な情報を整理し、決定事項と次の行動が伝わる形にすることです。
今回のポイントをまとめると、次のとおりです。
- 議事録には、日時、出席者、議題、内容（決定事項、宿題事項）、質疑、を入れる
- 会話の流れではなく、読み手に伝わる順番で整理する
議事録がうまい人は、単に文章がうまいのではありません。
会議の本質をつかみ、行動につながる情報に変換するのがうまい人です。
実務で使える議事録を目指すなら、まずは型を決めること。
そして、決まったこと、聞かれたこと、次にやることをはっきり残すこと。
これだけで、議事録の質は大きく変わります。
本記事は学習目的の情報提供です。実際の電気工事・設計・配線・機器選定・部材選定・改造は、法令・社内基準に従い、有資格者および責任者の管理下で実施してください。現場条件により最適解は変わるため、必ずメーカー仕様書・設計基準・安全規程・JISを確認のうえ判断してください。
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